Pop-Up Store Checkliste: 40 Punkte vor dem Opening
Ein Pop-Up Store hat viele bewegliche Teile – und wenig Zeit. Diese Checkliste mit 40 Punkten hilft euch, vor dem Opening an alles zu denken. Druckt sie aus, verteilt die Punkte im Team und hakt sie Schritt für Schritt ab.
Fläche und Vertrag
Ziel, Zielgruppe und Laufzeit festgelegt
Fläche besichtigt: Größe, Grundriss, Schaufenster, Zustand
Mietzeit inklusive Auf- und Abbautagen vereinbart
Leistungen geklärt: Strom, Nebenkosten, Reinigung, Internet
Gestaltungsfreiheit schriftlich geklärt: Wände, Böden, Fenster, Fassade
Übergabe- und Rückgabezustand dokumentiert
Konzept und Gestaltung
Kernidee in einem Satz formuliert
Kundenweg geplant: Eingang, Entdecken, Highlight, Kasse
Branding für Fassade, Schaufenster und Innenraum entworfen
Fotospot geplant und ausgeleuchtet
Beschilderung und Preisauszeichnung vorbereitet
Programm über die Laufzeit verteilt
Ladenbau und Technik
Möbel, Displays und Sonderbauten bestellt
Licht geplant – auch für den Abend
Kassensystem und Kartenzahlung getestet
WLAN stabil und mit Ersatzlösung
Musik und Lautstärke festgelegt
Screens und Inhalte vorbereitet
Sicherheitstechnik und Schließkonzept geklärt
Ware und Logistik
Sortiment und Mengen festgelegt
Größen und Varianten realistisch geplant
Lagerfläche vor Ort eingeplant
Anlieferung terminiert, Halteplatz geklärt
Nachschub während der Laufzeit organisiert
Verpackung und Tüten bereit
Personal
Rollen definiert: Verkauf, Kasse, Einlass, Host
Schichtplan inklusive Spitzenzeiten erstellt
Team zu Produkten, Kasse und Abläufen geschult
Ansprechpartner für Notfälle festgelegt
Dresscode und Namensschilder geklärt
Kommunikation und Marketing
Ankündigung auf Social Media und Website geplant
Creator und Presse eingeladen
Hashtag und Account-Name gut sichtbar vor Ort
Foto- und Videoteam für Opening gebucht
Google-Unternehmensprofil oder Event-Hinweise aktualisiert
Opening, Betrieb und Abbau
Generalprobe vor dem Opening durchgeführt
Einlass- und Wartekonzept für Andrang bereit
tägliche Auswertung von Besuchern und Verkäufen
Abbau, Entsorgung und Rücktransport geplant
Fläche besenrein übergeben, Learnings festgehalten
Die Hintergründe zu vielen Punkten findet ihr in unseren Beiträgen Pop-Up Store Konzept entwickeln, Was kostet ein Pop-Up Store? und im Leitfaden zum Pop-Up Store in Berlin. Wie groß der Andrang werden kann, zeigt der Metallica M72 Pop-Up Store mit rund 12.000 Besuchern in drei Tagen.
Zu viele Punkte auf der Liste? Als Pop-Up Store Agentur übernehmen wir die meisten davon für euch. Jetzt anfragen.
So nutzt ihr die Checkliste im Team
Eine Pop-Up Store Checkliste entfaltet ihre Wirkung erst, wenn klar ist, wer welchen Punkt verantwortet. Ergänzt deshalb zu jedem Punkt einen Namen und ein Datum. So sieht jeder auf einen Blick, was erledigt ist und wo es hakt. Ein kurzer wöchentlicher Abgleich – in der letzten Woche vor dem Opening auch täglich – hilft, den Überblick zu behalten.
Praktisch ist es, die Checkliste in einem gemeinsamen Dokument zu führen, auf das alle Beteiligten Zugriff haben: Projektleitung, Design, Ladenbau, Technik, Personal und Kommunikation. Änderungen werden dort sofort sichtbar, und niemand arbeitet mit einem veralteten Stand.
Die letzten 48 Stunden vor dem Opening
Kurz vor der Eröffnung entscheidet sich, ob alles rund läuft. Diese Punkte solltet ihr in den letzten zwei Tagen noch einmal prüfen:
Ist der Aufbau vollständig abgeschlossen und abgenommen?
Funktionieren Licht, Musik, Kasse, Kartenterminal und WLAN?
Ist die Ware vollständig, ausgepreist und sauber präsentiert?
Kennt das Team Ablauf, Produkte, Preise und Notfallkontakte?
Sind Schilder, Öffnungszeiten und Hinweise gut sichtbar?
Ist der Raum gereinigt und der Eingang frei?
Sind Fotos für Social Media vorbereitet und Posts geplant?
Nach dem Abbau: die Checkliste weiterentwickeln
Nach dem letzten Öffnungstag ist vor dem nächsten Pop-Up. Ergänzt die Checkliste um alles, was diesmal gefehlt hat oder zu spät erledigt wurde. So wächst mit jedem Projekt eine Liste, die genau zu eurer Marke passt. Wenn ihr Unterstützung braucht, übernehmen wir die komplette Planung und arbeiten jede Checkliste für euch ab – von der Fläche bis zum Abbau.
Häufige Lücken in Pop-Up-Checklisten
In der Praxis fehlen oft dieselben Punkte: die Versicherung für Ware und Aufbau, ausreichend Wechselgeld oder Kassenrollen, ein Plan für Müll und Verpackungen, Schlüsselübergaben und die Abstimmung mit Nachbarn. Auch Pausenzeiten und Vertretungen für das Personal werden gern vergessen. Wer diese Punkte von Anfang an auf der Liste hat, erlebt weniger Überraschungen.
Das Wichtigste auf einen Blick: Pop-Up Store Checkliste
Die Checkliste deckt Fläche, Konzept, Ladenbau, Technik, Ware, Personal, Marketing und Abbau ab.
Jeder Punkt braucht eine verantwortliche Person und ein Datum.
Die letzten 48 Stunden vor dem Opening verdienen einen eigenen Check.
Häufig vergessen werden Versicherung, Wechselgeld und Müllkonzept.
Nach jedem Projekt die Checkliste ergänzen.
Unser Tipp aus der Praxis
Druckt die Checkliste für die letzte Woche vor dem Opening aus und hängt sie gut sichtbar im Backoffice auf. Abhaken auf Papier motiviert das Team und zeigt allen auf einen Blick, was noch fehlt.
Häufige Fragen
Was ist der wichtigste Punkt auf der Pop-Up Store Checkliste?
Ein klares Ziel. Davon hängen Lage, Laufzeit, Konzept, Personal und Messung ab.
Was wird bei Pop-Ups am häufigsten vergessen?
Auf- und Abbautage in der Mietzeit, Lagerfläche vor Ort, ein Plan für Warteschlangen, eine Ersatzlösung für WLAN und Kasse sowie der Rückbau.
Wann sollte man mit der Checkliste beginnen?
Sobald das Ziel feststeht – idealerweise mehrere Wochen vor dem Opening, bei aufwendigen Konzepten noch früher.
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